AEO-Schulung

Für alle Unternehmen, die den Status eines AEO (Authorized Economic Operator) beantragen wollen oder das Zertifikat bereits innehaben

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Mit Abschluss dieses Kurses kann jeder Teilnehmende die folgenden Fragen beantworten:

Welche AEO-Varianten gibt es?

Wie gestaltet sich das Antragsverfahren?

Welche Herausforderungen sind dabei zu meistern?

Welche Vorteile ergeben sich aus der Zertifizierung?

Einführung „Authorized Economic Operator“

1. Definition: Was ist ein Authorized Economic Operator (AEO)?

Ein AEO ist ein von Zollbehörden verliehener Status für Unternehmen, die hohe Zoll-, Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen. Der AEO-Status signalisiert Vertrauen und Zuverlässigkeit im internationalen Handel.

2. Zielsetzung

Das AEO-Programm zielt darauf, die Sicherheit der globalen Lieferkette zu erhöhen.

Unternehmen, die als AEO zertifiziert sind, müssen strenge Sicherheitsanforderungen erfüllen. Durch die Implementierung und Einhaltung dieser Sicherheitsstandards wird die gesamte Lieferkette widerstandsfähiger gegenüber Bedrohungen wie z.B. Schmuggel und andere illegale Aktivitäten.

Unternehmen mit AEO-Status werden von den Zollbehörden als besonders vertrauenswürdig eingestuft. Dies führt zu verschiedenen Erleichterungen im Zollverfahren, wie beispielsweise weniger physischen Kontrollen und schnelleren Zollabfertigungsprozessen.

Diese Erleichterungen tragen dazu bei, dass der internationale Handel effizienter und kostengünstiger abgewickelt werden kann, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit der AEO-zertifizierten Unternehmen stärkt.

Ziel des AEO-Programms ist die Absicherung der internationalen Lieferkette (Supply Chain) vom Hersteller bis zum Endverbraucher.

3. Historie und Entwicklung des AEO-Konzepts

Ursprung und SAFE Framework of Standards: Im Jahr 2005 führt die Weltzollorganisation das SAFE Framework of Standards ein, um die Sicherheit und Erleichterung des weltweiten Handels zu verbessern. Das Framework fördert die Einführung von AEO-Programmen und die Zusammenarbeit zwischen den Zollbehörden weltweit.

2001: Start des C-TPAT-Programms in den USA
‍Das Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT), eingeführt von der US Zollbehörde (Customs and Border Protection, CBP) zielt darauf ab, die Sicherheit in allen Phasen der Lieferkette zu verbessern, d.h. vom Hersteller, über den Lieferanten uns Spediteur bis hin zum Verkäufer.

2005: Einführung des SAFE Framework of Standards
‍Diese wurden dazu entwickelt, weltweite Rahmenbedingungen für ein modernes effektives Risikomanagement in den Zollverwaltungen zu schaffen.

2008: Einführung des AEO-Programms durch die Europäische Union
‍Integration des AEO in den EU-Zollkodex zur Standardisierung und Verbesserung der Zollverfahren.Unternehmen mit AEO-Status erfahren indirekt Vorteile mit Bezug auf ihre Marktposition, da sie als zuverlässig und vertrauenswürdig gelten. Sie erfahren direkte Vorteile in Form von Erleichterungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen und/oder Vergünstigungen im Rahmen der Zollabfertigung.

Weiterentwicklungen in anderen Regionen: Einführung von AEO-Programmen in Ländern wie Japan, Singapur und China.Die Europäische Union verhandelt mit mehreren Staaten die gegenseitige Anerkennung entsprechender Programme.Anpassung und Weiterentwicklung der AEO-Anforderungen basierend auf internationalen Standards und Bedrohungsanalysen.

4. Die globale Lieferkette

Übergeordnetes Ziel des AEO und anderer Programme ist die Absicherung der internationalen Lieferkette (Supply Chain) vom Hersteller einer Ware bis zum Endverbraucher. Die gegenseitige Anerkennung des AEO-Status ist ein Schlüsselelement, um die Sicherheit der Lieferkette zu stärken.

Um den Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten zu erhalten, muss sich Unternehmen einer intensiven Prüfung durch die Zollbehörden auf Grundlage einer Vielzahl von Kriterien unterziehen, weitreichende Sicherheitsvorgaben und zollrechtliche Voraussetzungen erfüllen.

Mit Bick auf die sichere Lieferkette werden dabei auch Lieferanten und externe Dienstleister in das Sicherheitskonzept des AEO integriert. Sie werden – sofern nicht selbst AEO – aufgefordert, z.B. eine AEO-Sicherheitserklärung abzugeben.

Welche AEO-Varianten gibt es?
Wie gestaltet sich das Antragsverfahren?

5. AEO-Varianten und Vorteile aus dem AEO

Der derzeitige Rechtsrahmen für das Programm ist im Unionzollkodex (UZK) und den zugehörigen Durchführungsbestimmungen festgelegt.

Bewilligung "zollrechtliche Vereinfachungen" (AEOC)

Wirtschaftsbeteiligte mit einem AEOC Status können bestimmte vereinfachte Zollverfahren in Anspruch nehmen.

Bewilligung "Sicherheit" (AEOS)

Wirtschaftsbeteiligte mit einem AEOS Status können bei der Verbringung ihrer Waren in das oder aus dem Zollgebiet der EU in den Genuss von Erleichterungen kommen.

Kombinierte Bewilligung (AEOF)

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit für Unternehmen, im Besitz beider Bewilligungen AEOC und AEOS (sog. kombinierte Bewilligung) zu sein.

Die gesetzlichen Bestimmungen zum Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ergeben sich im Wesentlichen aus:

Art. 38 und 39 Zollkodex der Union (UZK),
Art. 24 - 35 der Durchführungsverordnung (IA) und
Art. 26 - 30 der Delegierten Verordnung (DA).
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6. AEO-Antragsverfahren

Das Antragsverfahren für den AEO-Status umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass das antragstellende Unternehmen die erforderlichen Zoll-, Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllt. Zusammenfassung:

Modul 1

Angaben zum Unternehmen: Organisation, Zollbereich, Zollbewilligung, Zertifizierungen

Modul 2

Einhaltung Zollvorschriften und Zollprozessen: Import/Export und EU-Verkehr, sowie Exportkontrolle, Verfahrenmaßnahmen zur Sicherung der Lieferkette, Kontrollsysteme und Sicherheitsstandards

Modul 3

Logistik und Transport: Buchführung, Prüfpfad, IT-System, Datensicherheit, Warenfluss, Lagerhaltung und Lagerverwaltung, Transportprozesse und -sicherheit

Modul 4

Dokumentation und Datenaustausch: Zahlungsfähigkeit, wirtschaftliche Lage, vollständige Zolldokumentation, Datensicherheit

Modul 5

Sicherheits- und Qualitätsstandards: Customs Organisation, berufliche Befähigung, Zusammenarbeit mit Dienstleistern im Bereich Zoll

Modul 6

Sicherheit, Risikobewertung von Lieferanten, AEO-Schulung

AEO-C

AEO-C umfasst die Module 1 bis 5 und konzentriert sich auf zollrechtliche Vereinfachungen.

AEO-S

Der AEO-S umfasst das Modul 6. Dieser AEO-Status legt den Fokus auf Sicherheitsaspekte in der Lieferkette.

AEO-F

AEO-F kombiniert AEO-C und AEO-S. Dies ist die umfassendste Form des AEO-Status.

Bewertungskriterien

Die Zollbehörden bewerten den Antrag anhand spezifischer Kriterien, einschließlich:

Einhaltung der Zollvorschriften in der Vergangenheit (positive Zollhistorie)

Nachweis über ein zufriedenstellendes Buchführungssystem

Steuerliche Zuverlässigkeit des Unternehmens aber auch der verantwortlichen Führungskräfte

Keine schwerwiegenden oder wiederholten Verstöße gegen steuerrechtliche Vorschriften

Finanzielle Sicherheit und nachweisliche Zahlungsfähigkeit

Keine schweren Straftaten im Rahmen der Wirtschaftstätigkeit (z.B. Korruption, Betrug und Geldwäsche)

Erfüllung bestimmter physischer Sicherheitsstandards.

Prüfung & Audit

Die Zollbehörde führt eine dokumentarische Prüfung der Antragsunterlagen durch, oft aber auch Audits und Inspektionen vor Ort. Ziel ist es, die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Unternehmensprozesse zu verifizieren. Vor allem suchen sich die Behörden zu überzeugen, dass das Unternehmen über eine Organisation verfügt, die es ermöglicht, Risiken im Zusammenhang mit zoll- und exportkontrollrelevanten Tätigkeiten zu erkennen.

Die jeweiligen Anforderungen an die Unternehmen orientieren sich i.d.R. an deren Stellung und Rolle in der Lieferkette und der Branchen-zugehörigkeit. Sie können daher von Unternehmen zu Unternehmen variieren!

8. Herausforderungen an das Unternehmen

Bitten nachstehende Sätze aufnehmen, andere in der Schulung streichen.Die Reise zur Erlangung des AEO-Status ist anspruchsvoll, aber äußerst lohnend. Um diesen Status zu beantragen und aufrechtzuerhalten, müssen Unternehmen eine Vielzahl von Herausforderungen meistern:

Ressourcenaufwand: Hohe Zeit- und Kosteninvestitionen.

Organisation: Klare Organisationsstruktur mit eindeutiger Aufgabenverteilung.

Compliance: Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften.

Finanzielle Leistungsfähigkeit: Sicherstellung finanzieller Stabilität und Zahlungsfähigkeit.

Risikomanagement: Identifikation und Management von Risiken, einschließlich der Überprüfung der Zuverlässigkeit des Personals und der Geschäftspartner.

Investitionen: Notwendige technologische und systemische Investitionen, einschließlich IT-Systemen mit hohen Sicherheitsstandards.

Dokumentationspflicht: Umfangreiche Dokumentationsanforderungen mit klaren Verfahrens- und Handlungsanweisungen.

Monitoring: Kontinuierliches Monitoring gesetzlicher Änderungen und Anpassung des AEO-Fragenkatalogs.

Sicherheitsstandards: Implementierung der vorgegebenen Anforderungen in der Lieferkette, Aufbau einer sicheren Infrastruktur (Alarmanlagen, Kameras, Zutrittskontrollen).

Audits: Vorbereitung und Durchführung regelmäßiger Audits.

Schulung: Regelmäßige Mitarbeiterschulungen im Bereich AEO/Sichere Lieferkette, Förderung der fachlichen Qualifikation der Mitarbeiter (vor allem auch des Schlüsselpersonals z.B. in den Bereichen Zoll und Exportkontrolle).

Zertifizierung

Nach erfolgreicher Prüfung wird der AEO-Status verliehen, der verschiedene Vorteile im internationalen Handel bietet, wie z. B. vereinfachte Zollverfahren und geringere Kontrollen.

Unternehmen mit AEO-Status werden in eine Datenbank der Europäischen Union aufgenommen.
Hier kann der Status eingesehen bzw. kontrolliert werden. Unternehmen mit AEO-Status unterliegen regelmäßigen Audits durch die Zollbehörden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin die strengen Bewilligungsvoraussetzungen erfüllen. Diese Audits dienen nicht nur der Überprüfung der bestehenden Prozesse und Systeme, sondern auch der Sicherstellung, dass sich Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln und interne Verfahren sowie Systeme den sich ändernden gesetzlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen anpassen.

Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, wie beispielsweise Zollmanagement und Exportkontrolle:

Zollmanagement: Das Zollmanagement eines Unternehmens muss ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies umfasst die Überwachung und Anpassung an neue Zollvorschriften, die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation und Deklaration von Waren sowie die effiziente Abwicklung von Zollverfahren.

Exportkontrolle: Die Exportkontrolle spielt eine zentrale Rolle im Rahmen des AEO-Status. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Exporte den nationalen und internationalen Vorschriften entsprechen. Dies umfasst die Kontrolle von Exportlizenzen, die Einhaltung von Embargobestimmungen und die Überwachung der Endverwendung von exportierten Gütern. Eine effiziente Exportkontrolle minimiert das Risiko von Verstößen und trägt zur Sicherheit der Lieferkette bei.

Internes Compliance-Programm (ICP): Ein robustes internes Compliance-Programm (ICP) unterstützt das Unternehmen dabei, die Integrität und Sicherheit der Lieferkette zu gewährleisten. Das ICP sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und Best Practices widerspiegelt. Es sollte Richtlinien zur Verhinderung von Verstößen, Maßnahmen zur Risikominderung und spezifische Kontrollen für die Exportkontrolle umfassen, um sicherzustellen, dass alle Exportvorgänge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Fazit

Um den AEO-Status aufrechtzuerhalten, sind proaktive Maßnahmen und höchste Standards in z.B. Zollmanagement und Exportkontrolle erforderlich. Regelmäßige Audits und kontinuierliche Verbesserungen sind unerlässlich.

7. Rollen und Verantwortlichkeiten im AEO-Prozess

Um den AEO-Status erfolgreich zu beantragen und aufrechtzuerhalten, müssen verschiedene Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Hier ein Überblick über dieselben:

Zoll: Überwacht Zollvorschriften und kommuniziert mit Zollbehörden.

Exportkontrolle: Monitoring von exportkontrollrechtlichen Vorschriften; verantwortlich für die exportkontrollrechtliche Klassifizierung von Gütern, Technologie, Software; verantwortlich für der Beantragung von Ausfuhrgenehmigungen.

Finanzen: Stellt finanzielle Dokumente bereit, sichert finanzielle Stabilität.

IT: Implementiert und pflegt Systeme; verantwortlich für IT-Sicherheit.

Logistik und Supply Chain: Optimiert Lieferkettenprozesse und sichert physische Waren während des Transports.

Qualitätsmanagement: Sicherstellung von Qualitätsstandards in Prozessen.

HR-Abteilung: Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter zu AEO-Anforderungen.

Einkaufsabteilung: Beschafft Waren, unterstützt sowohl Exportkontrolle und Zoll.

Die enge Kooperation dieser Abteilungen kann sicherstellen, dass alle Anforderungen für den AEO-Status erfüllt werden und der Status langfristig aufrechterhalten wird.